Arkivplanen er et styrende dokument som må holdes levende. Dette ved at mål, organisering, retningslinjer og prosedyrer jevnlig ajourføres. Det skal skje i samsvar med brukernes behov og andre skiftende forutsetninger. Alle medarbeidere skal lære og praktisere innholdet slik deres befatning med arkivtjenesten krever.

Formålet med arkivplanen er blant annet å ha en samlet oversikt over retningslinjer og rutiner slik at alle ansatte til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandlingen skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder. Planen skal gi informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene på en måte som ivaretar Trøndelag fylkeskommunes behov for kvalitetssikring og gjenfinning. Målet er å sikre en rask og korrekt saksbehandling og en effektiv service. Planen skal sikre at arkivarbeid blir et aktivt verktøy i virksomhetens totale informasjonsbehandling.